Informativa sulla privacy

Orla Living Limited, Orla Living S.r.l. e Orla Living S.l. sono agenzie di gestione specializzate in alloggi per studenti, soluzioni abitative flessibili e soluzioni per la terza età. Di seguito sono riportati i dettagli delle società:

Orla Living Limited
Sede legale:
3° piano,
40 Mespil Road,
Dublino 4,
D04 C2N4,
Irlanda
Numero di registrazione della società: 785141

Orla Living S.r.l.
Sede legale:
Largo Richini, 6,
20122,
Milano,
Italia
Codice fiscale/Numero di registrazione della società: 14669790967

Orla Living S.l.
Sede legale:
Paseo de Recoletos, 5,
Madrid,
28004,
Spagna
NIF (Numero di identificazione fiscale)/Numero di registrazione della società: B26582916

Sito web principale: https://orla-europe.com

I siti web dei nostri marchi sono i seguenti:

Orla Student: https://orla-student.com
Orla Living: https://orla-living.com
Orla Life: https://orla-life.com
Heyday: https://heydayatcarmanshall.com

• Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione Europea ("GDPR UE")
• Legge sulla protezione dei dati del 2018 ("DPA 2018 (Irlanda)")
• Leggi sulla protezione dei dati del 1988 e del 2003
• Regolamento ePrivacy 2011

Orla Student (di seguito denominata "noi", "ci" o "nostro") riconosce l'importanza di proteggere la privacy delle informazioni che identificano, riguardano, descrivono, sono ragionevolmente associabili o potrebbero essere ragionevolmente collegate, direttamente o indirettamente, a un consumatore o a un dispositivo ("Dati personali"), in particolare i nostri consumatori o utenti (di seguito denominati "voi" o "vostro" nella presente Informativa sulla privacy).

La presente Informativa sulla privacy si applica alle informazioni che raccogliamo in qualità di titolari del trattamento/responsabili del trattamento (per conto di una OpCo o di una PropCo)/contitolari del trattamento, e le informazioni vengono raccolte nei seguenti modi:

• tramite i siti web da noi gestiti;
• tramite altri siti web e servizi online di nostra proprietà, da noi gestiti o resi disponibili e che rimandano alla presente Informativa sulla privacy;
• quando richiedi di vivere/vivi attualmente/hai vissuto in un immobile gestito da noi (ti preghiamo di notare che, in alcuni casi, potremmo essere responsabili del trattamento dei dati);
• quando ti candidi per un posto di lavoro presso di noi. B. Esistono informative sulla privacy separate per i membri attuali del personale (sulla nostra intranet) e per i potenziali dipendenti (disponibili quando ti candidi per lavorare con noi);
• quando sei uno dei nostri potenziali clienti, clienti attuali o ex clienti;
• quando interagisci/hai interagito con noi in qualità di fornitore o appaltatore terzo;
• tramite altre richieste di informazioni generali che riceviamo (tra cui posta ordinaria, posta elettronica, richieste telefoniche e di persona).

La presente Informativa sulla privacy descrive quali Dati personali raccogliamo, come li utilizziamo, come vengono condivisi e come è possibile accedervi, eliminarli, correggerli, modificarli e limitarne l'utilizzo da parte nostra. Se viene richiesto di inviare dettagli tramite uno dei nostri siti web o app, potrebbe essere richiesto di accettare termini aggiuntivi relativi al nostro utilizzo dei Dati personali, che saranno applicabili in tale contesto. Eventuali termini aggiuntivi saranno forniti per la revisione al momento dell'invio delle informazioni.

Per fornirti i nostri servizi, raccogliamo, o tu puoi scegliere di fornirci, Dati personali che possono identificarti o riguardarti come individuo. A seconda del tipo di rapporto che hai con noi, potremmo raccogliere i Dati personali descritti in termini generali di seguito.

a) Quando interagisci con noi

Quando visiti i nostri siti web, crei un account presso di noi, chiami il nostro team commerciale o il nostro call center fuori orario, oppure ci contatti tramite i nostri social media o la nostra funzione di chat live, raccogliamo i seguenti dati, a seconda della piattaforma:

• nome, cognome;
• credenziali di accesso all'account;
• preferenze di marketing;
• i tuoi dati di contatto a seconda di come ci contatti (ad esempio numero di telefono o indirizzo e-mail), dettagli sulla tua richiesta, ulteriori informazioni necessarie per identificarti;
• la tua attività sul nostro sito web, il tuo comportamento e i tuoi interessi, comprese le pagine che visiti;
• il tuo nome così come appare pubblicamente su una piattaforma di social media, l'immagine del profilo pubblico e la cronologia dei messaggi;
• il numero di telefono da cui si sta chiamando (a meno che non sia nascosto), la data, l'ora e la durata della chiamata, nonché una registrazione audio della stessa. N.B. Le chiamate ai nostri team immobiliari non vengono registrate.
• il tuo ID Live Chat, la tua preferenza di disattivare la Live Chat e qualsiasi informazione che ci fornisci tramite la Live Chat.

Questi dati possono essere raccolti per i seguenti scopi:

• le chiamate al nostro team commerciale vengono registrate a fini di formazione e monitoraggio;
• direttamente da te per comunicare con te e rispondere alle tue richieste, migliorare il nostro servizio ove possibile e consentirci di porre domande di sicurezza per assicurarci di parlare con la persona giusta;
• direttamente da te e cookie di prestazione della Live Chat per fornire un servizio di chat dal vivo con l'assistenza clienti sul nostro sito web e identificare il dispositivo durante le visite;
• direttamente da te se partecipi a sondaggi online sul nostro sito web e a test di utilizzo del sito web;
• utilizziamo le tue preferenze di marketing per inviarti sconti, offerte e pubblicità mirate. Quando accetti di ricevere comunicazioni di marketing via e-mail, condividiamo il tuo indirizzo e-mail con piattaforme pubblicitarie di terze parti (tra cui Google Ads e Facebook Ads) che scelgono gli annunci pubblicitari che vedi sui tuoi social media;
• dai cookie delle applicazioni web – ad esempio, se imposti le tue preferenze sulla privacy o accedi al tuo account, affinché il sito web funzioni, o per implementare cookie che agiscono in base alle tue preferenze sui cookie;
• da cookie pubblicitari mirati opzionali e cookie di prestazione opzionali per ottimizzare le prestazioni del nostro sito web, tracciare e segnalare le conversioni da Google, effettuare il remarketing di un prodotto, personalizzare i nostri annunci su Facebook o indirizzare gli annunci tramite la pubblicità a pagamento di Google.

b) Quando prenoti una delle nostre camere

Quando prenoti una delle nostre camere dopo aver creato un account, a seconda del tipo di prenotazione, potremmo raccogliere le seguenti informazioni da te o da un gruppo di prenotazione se prenoti direttamente, oppure dalla tua istituzione o da un agente di prenotazione se effettuano la prenotazione per tuo conto:

• titolo, nome, secondo nome, cognome, nome preferito;
• numero di cellulare;
• data di nascita;
• genere;
• nazionalità;
• numero di matricola universitaria (se applicabile);
• numero del passaporto;
• numero di telefono fisso;
• preferenza di contatto telefonico;
• attuale situazione abitativa;
• indirizzo e-mail;
• indirizzo di residenza;
• anno di studio (se applicabile);
• nome dell'università frequentata, materia del corso, titolo del corso (se applicabile);
• indirizzo e-mail alternativo, numero di telefono e indirizzo;
• fotografia;
• informazioni relative a disabilità o condizioni mediche (se divulgate e previo consenso);
• comunicazioni scritte tra te e l'agente (se prenoti tramite un agente);
• data di inizio/fine pre-sessione (se applicabile);
• date dei corsi (per affitti a breve termine);
• preferenza di città e struttura (per prenotazioni di gruppo);
• indirizzo di fatturazione (se la prenotazione viene effettuata tramite un sito web di terzi);
• preferenze di marketing diretto.

Utilizziamo queste informazioni per:

• ti registriamo nel nostro sistema di gestione degli alloggi per studenti e gestiamo il tuo contratto di locazione;
• facilitare l'accesso alla connessione Internet durante il periodo di locazione;
• contattarti in merito ad altri prodotti e servizi che riteniamo possano essere di tuo interesse (solo previo tuo consenso);
• aiutarvi a prenotare una camera adeguata o assicurarsi che abbiate gli ausili, le attrezzature o il PEEP (Piano di evacuazione personale di emergenza) necessari per il vostro soggiorno;
• condurre sondaggi e studi per aiutarci a misurare la soddisfazione e le nostre prestazioni (solo sondaggi), migliorare il nostro servizio ove possibile e comprendere meglio i nostri clienti anno dopo anno;
• fornire prove alle autorità locali per l'esenzione dall'imposta comunale o la fornitura di servizi relativi alle liste elettorali;
• registrare e proteggere il tuo deposito e inviarti il certificato di protezione del deposito (se applicabile);
• tenere traccia di quanto concordato con l'agente e monitorare i clienti segnalati ai fini della riscossione dei crediti e delle commissioni (se applicabile);
• offrire un rimborso su una prenotazione idonea;
• effettuare controlli relativi a sanzioni, persone politicamente esposte e altri controlli su tutti i richiedenti, inquilini, residenti autorizzati e garanti.

c) Durante il tuo soggiorno presso di noi

Una volta che ti sarai trasferito nella tua nuova casa, raccoglieremo e utilizzeremo altre informazioni da te fornite o che ti riguardano, a seconda di come utilizzi i nostri servizi e di ciò che accade durante il tuo soggiorno presso di noi. Ciò include:

• la cronologia delle conversazioni nella nostra app KliQ, le iniziali, l'indirizzo dell'appartamento in affitto, il numero di telefono e la posizione, per fornirti le funzionalità dell'app, se l'hai scaricata. Queste informazioni potrebbero essere condivise con gli altri occupanti del tuo (futuro) appartamento che hanno installato l'app e con servizi di sicurezza di terze parti, se contrattati per il tuo edificio, nel caso in cui segnalassi di essere rimasto chiuso fuori casa;
• il tuo nome e il numero della tua camera su un pacco, per avvisarti di una consegna e per i nostri registri interni di gestione dei pacchi;
• registrazione video dell'utente all'interno della struttura o in un'area esterna coperta dalle nostre telecamere a circuito chiuso. Utilizziamo le telecamere a circuito chiuso per prevenire e individuare attività criminali, frodi e usi impropri o danni alla nostra proprietà e per indagare su eventuali accuse, usi impropri o danni. Ove e quando utilizzate, le telecamere indossabili registreranno video e audio. Le utilizziamo quando svolgiamo attività di sicurezza e protezione per ridurre il rischio per i nostri dipendenti e clienti che devono affrontare comportamenti aggressivi o minacciosi.  Si prega di notare che, su richiesta valida, le riprese/immagini delle telecamere a circuito chiuso vengono condivise con la polizia.
• in alcune strutture, raccogliamo dati ambientali relativi alla tua camera (solo se dotata di contatore intelligente); vengono raccolte informazioni relative alla temperatura, all'umidità, ai livelli di anidride carbonica, al consumo di elettricità e alle finestre aperte della tua camera per comprendere l'efficienza energetica della stessa e valutare eventuali problemi relativi alle condizioni della camera, dell'appartamento o del piano. Aggreghiamo e rendiamo anonime queste informazioni per la nostra reportistica ambientale, sociale e di governance (ESG);
• informazioni rilevanti relative al conto e dettagli di eventuali incidenti o inconvenienti in cui sei coinvolto che ci vengono segnalati. Utilizziamo tali informazioni per svolgere indagini e potremmo anche ricevere informazioni da terze parti coinvolte;
• dettagli relativi a una preoccupazione riguardante la tua salute o il tuo benessere che ci hai comunicato. Laddove sia opportuno richiedere il tuo consenso e tu decida di fornirlo, condivideremo questi dati con una persona o un'organizzazione concordata affinché possano fornirti/continuare a fornirti supporto;
• i dettagli del tuo account, il saldo del conto, il nome, l'indirizzo e-mail e l'indirizzo di locazione; questi dati saranno utilizzati in caso di morosità. Cercheremo di riscuotere gli arretrati internamente o tramite il tuo agente (se applicabile), tuttavia, in caso di insuccesso e a seconda della fase del processo di morosità in cui ti trovi, potremmo condividere questi dati con:
  • i nostri fornitori di servizi;
  • il tuo garante (se del caso);
  • una società esterna per avviare la procedura di sfratto (se necessario);
• dati relativi a un reclamo (che può provenire da te o dalla Property Services Regulatory Authority (Ireland) (PSRA) tramite la loro procedura di reclamo. Se abbiamo ricevuto un reclamo da te, se necessario, condivideremo i dettagli di questo e la tua identità con la PSRA;
• il tuo nome, il numero cliente e il blocco di alloggi per fornire notifiche e un'esperienza personalizzata all'interno dell'app KliQ, utilizzando una piattaforma di coinvolgimento di terze parti (che utilizza poi i dati di utilizzo aggregati per scopi di prestazione del servizio);
• il tuo nome, il tuo numero cliente e il tuo indirizzo e-mail per invitarti a lasciare una recensione, gestita da una terza parte;
• il tuo nome, età, università (se applicabile), proprietà, nazionalità, tipo di prenotazione e anno di studio. Condividiamo una selezione di dati appartenenti a queste categorie, se necessario, con fornitori di dati di terze parti per consentire loro di fornirci informazioni aggregate e non identificabili sui nostri clienti, che vengono utilizzate per migliorare e informare la nostra esperienza cliente e la nostra strategia aziendale;
• la tua immagine mentre partecipi a un evento nella tua proprietà. Ti verrà comunicato in modo che tu possa scegliere di non partecipare, se lo desideri.

d) Dopo il soggiorno

Se hai bisogno che ti forniamo una referenza dopo il trasloco, forniremo le informazioni relative al tuo contratto di locazione come richiesto dal proprietario o dall'agente immobiliare, con il tuo consenso. Le informazioni condivise varieranno a seconda della richiesta di referenza e potranno includere le date di inizio/fine del contratto di locazione, l'indirizzo dell'immobile, il canone di locazione settimanale/mensile, la conferma che i pagamenti sono stati effettuati regolarmente e la conferma di eventuali spese per danni da te causati.

Se hai diritto al rimborso del tuo deposito, condivideremo il tuo nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, numero ID cliente e importo da rimborsare con il fornitore del deposito per consentirgli di facilitare il rimborso.

Se sei in arretrato con i pagamenti dopo aver lasciato l'alloggio, potremmo condividere i dettagli del tuo conto, il saldo del conto, il nome, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono, l'indirizzo di residenza e i recapiti del tuo garante con una società di recupero crediti di terze parti.

e) Guardiani residenti

In determinate circostanze, offriamo ai residenti la possibilità di diventare Guardiani residenti. Ciò garantisce che ci sia sempre qualcuno disponibile a cui rivolgersi in caso di emergenza. Per svolgere i propri compiti, i Guardiani avranno accesso ad alcuni dati personali. Questi includono: nome, numeri delle camere, questioni per cui è stato chiesto loro di intervenire. Hanno firmato un accordo di riservatezza relativo al trattamento di questi dati.

f) Garanti o contatto di emergenza/referente

Se avete accettato di fungere da garante, contatto di emergenza o persona designata per un cliente, a seconda del vostro ruolo, potremmo raccogliere le seguenti informazioni da voi:

• titolo, nome, cognome;
• indirizzo e-mail;
• numero di telefono di contatto;
• relazione con il cliente;
• genere;
• data di nascita;
• nazionalità;
• indirizzo di residenza;
• livello di accesso all'account;
• Dettagli dell'ID.

Se sei ungarante del conto, questo può essere utilizzato per:

• confermare la tua identità e rispondere alle richieste relative al tuo account;
• contattarti e concordare il pagamento se il cliente non ha effettuato il pagamento. Se segnalato dopo la fine del contratto di locazione, potremmo condividere i tuoi dati con una società di recupero crediti terza (garante);
• informarti se il cliente ha violato il contratto di locazione e i successivi aggiornamenti;
• informarti di eventuali cambiamenti imprevisti relativi alla locazione;
• effettuare controlli relativi a sanzioni, persone politicamente esposte e altro.

Se sei uncontatto di emergenza/chiave dell'account, questo può essere utilizzato per:

• dimostrare di avere almeno 25 anni, di essere interessato al benessere del cliente e di avere già un rapporto con lui;
• contattarti in una situazione di emergenza o in una situazione non di emergenza (se abbiamo il consenso per farlo). B. nei casi in cui siano in gioco interessi vitali, non richiederemo il consenso;
• in caso di emergenza, potremmo condividere le tue informazioni di contatto con i servizi medici o di emergenza, se necessario, per consentire loro di contattarti e aggiornarti su un incidente che riguarda il cliente.

g) I nostri clienti

Possiamo ottenere i seguenti tipi di dati personali sui Clienti:

• nomi dei clienti, indirizzi postali ed e-mail e numeri di telefono;
• informazioni relative all'occupazione (ad esempio, qualifiche professionali) dei clienti;
• sesso, età, nazionalità, data e luogo di nascita dei clienti;
• preferenze di comunicazione dei clienti;
• informazioni finanziarie.

In pratica, non raccoglieremo alcun dato personale di categoria speciale relativo ai clienti. Nella misura in cui fosse necessario per noi trattare tali dati di categoria speciale, otterremo il previo consenso del cliente attraverso i canali di comunicazione pertinenti all'interno di Orla Living Limited, insieme alla descrizione del motivo della raccolta di tali informazioni.

Possiamo utilizzare i dati personali che otteniamo sui Clienti (OpCo/PropCo) per:

• gestire le relazioni con i nostri clienti potenziali passati/attuali;
• eseguire il contratto di servizi che siamo incaricati di svolgere;
• comunicare con i rappresentanti (ad esempio, in merito ai servizi che offriamo o intendiamo offrire o in relazione a eventi);
• svolgere attività di contabilità, revisione contabile, fatturazione e riscossione;
• tutelare e difendere i nostri interessi;
• rispettare i requisiti legali applicabili, gli standard di settore e le nostre politiche;
• scambio di e-mail;
• verbali delle riunioni.

h) I nostri fornitori

Potremmo ottenere i seguenti tipi di dati personali relativi ai nostri fornitori:

• nome completo; titolo professionale/ruolo; nome dell'azienda e codice identificativo aziendale;
• indirizzo di lavoro; numero di telefono di lavoro; indirizzo e-mail di lavoro;
• risultati dei controlli sui precedenti personali (se rilevanti ai fini del contratto);
• certificati o licenze;
• dettagli del conto bancario;
• formazione sulla sicurezza o attestazione delle politiche;
• scambio di e-mail;
• verbali delle riunioni;
• registri delle attività del portale (ad esempio, piattaforme di onboarding, OneTrust, sistemi di gestione dei fornitori).

Possiamo utilizzare i dati personali che otteniamo sui Fornitori per i seguenti scopi:

• gestione dei rapporti con i fornitori;
• contratti, prestazioni e amministrazione;
• pagamenti, fatturazione e amministrazione finanziaria;
• obblighi legali, normativi e di conformità;
• gestione della sicurezza e degli accessi;
• gestione dei rischi e due diligence;
• risoluzione delle controversie e applicazione.

Queste informazioni possono essere considerate dati personali qualora siano collegabili a una persona fisica.

i) Dati aggregati

Occasionalmente, forniamo a terzi statistiche aggregate relative alle nostre vendite, ai nostri clienti, ai modelli di traffico e ad altre informazioni sul sito, ma tali statistiche non includono alcuna informazione che possa identificare personalmente l'utente.

Siamo tenuti ad avere una base giuridica per l'utilizzo dei dati personali dell'utente. Deve essere soddisfatta almeno una delle seguenti condizioni: consenso, contratto, obbligo legale, interesse legittimo, interesse pubblico o interessi vitali. In questa sezione spieghiamo su quale di queste condizioni ci basiamo comunemente quando utilizziamo i dati dell'utente in un determinato modo, come descritto in dettaglio nelle sezioni precedenti.

Utilizziamo le tue informazioni per l'esecuzione del nostro contratto con te:

• quando crei un account, o quando tu o una terza parte che agisce per tuo conto firma un contratto di locazione con noi o registra una prenotazione di gruppo;
• quando sei in arretrato con i pagamenti;
• per informarti della consegna di un pacco o di altri messaggi relativi al servizio;
• quando sei garante per uno dei nostri residenti;
• quando sei nostro cliente e ti forniamo servizi.

Utilizziamo le tue informazioni per i nostri legittimi interessi commerciali per quanto segue:

• Quando visiti il nostro sito web o accedi al tuo account, i nostri interessi legittimi consistono nel gestire un sito web sicuro ed efficace, garantire la funzionalità dell'account, prevenire frodi o abusi e comprendere come i visitatori utilizzano i nostri servizi in modo da poterli migliorare.
• Quando ci contattate per una richiesta, un reclamo o per fornirci altri feedback su qualsiasi canale, il nostro legittimo interesse è quello di rispondere alle vostre domande, risolvere i problemi, registrare le interazioni e migliorare la qualità dei nostri servizi.
• Quando ti registri per utilizzare la nostra app KliQ, i nostri legittimi interessi consistono nel fornirti l'accesso alle funzionalità dell'app, verificare la tua identità, garantire la sicurezza dell'account e supportarti nell'utilizzo dei nostri servizi di alloggio.
• Quando utilizzi il nostro contact center Netcall, il nostro legittimo interesse è quello di rispondere alle tue richieste, gestire le prenotazioni, garantire la qualità del servizio e conservare registrazioni accurate delle nostre interazioni con te.
• Quando ti forniamo la connessione Internet, i nostri interessi legittimi consistono nel fornire servizi di connettività essenziali come parte del tuo alloggio, garantire la sicurezza della rete e prevenire l'uso improprio dei nostri sistemi.
• Condurre sondaggi sulla soddisfazione dei clienti: i nostri legittimi interessi consistono nel misurare la soddisfazione, comprendere le esigenze dei clienti e migliorare i nostri edifici, i nostri servizi e l'esperienza complessiva dei residenti.
• Per utilizzare telecamere a circuito chiuso e telecamere indossabili all'interno e all'esterno degli edifici che gestiamo: i nostri interessi legittimi sono garantire la sicurezza e l'incolumità dei residenti, dei visitatori e del personale; proteggere la nostra proprietà; prevenire e individuare reati o comportamenti antisociali.
• Condividere i tuoi dati con una società di recupero crediti in caso di morosità: i nostri interessi legittimi consistono nel recuperare i pagamenti insoluti, gestire il rischio finanziario e garantire l'applicazione equa e coerente degli obblighi di locazione.
• Quando ti offri come volontario presso di noi in qualità di guardiano residente, i nostri legittimi interessi consistono nel gestire il tuo ruolo, supportare la comunità residenziale, garantire la sicurezza dell'edificio e conservare i registri appropriati relativi alle tue mansioni.
• Ove applicabile, per elaborare i dati relativi al consumo energetico della camera: i nostri legittimi interessi consistono nel monitorare e gestire l'utilizzo di energia, ripartire equamente i costi ove necessario, sostenere iniziative di sostenibilità e garantire un funzionamento efficiente dell'edificio.
• Per ottenere informazioni statistiche aggregate sui nostri clienti: i nostri interessi legittimi consistono nell'analizzare le tendenze, migliorare i nostri servizi, pianificare le risorse in modo efficace e monitorare le prestazioni aziendali senza identificare le persone.
• Quando sei un contatto di emergenza/chiave, il nostro legittimo interesse è quello di tutelare i residenti contattandoti in caso di emergenza o di problemi relativi al benessere della persona che ti ha indicato.
• Per utilizzare la fotografia durante un evento a cui potresti partecipare: il nostro legittimo interesse è quello di promuovere le nostre proprietà. Ti verrà comunicato che verranno scattate delle fotografie, in modo che tu possa scegliere di non partecipare, se lo desideri.

Otteniamo il tuo consenso all'utilizzo dei tuoi dati per i seguenti scopi:

• per proporti direttamente altri prodotti e servizi che riteniamo possano interessarti e per mostrarti articoli o altri contenuti sull'app KliQ che riteniamo rilevanti in base alla tua città o alla tua proprietà;
• per trattare qualsiasi informazione medica, relativa a disabilità, salute generale o benessere che deteniamo su di te (se divulgata). L'eccezione è rappresentata dai casi in cui utilizziamo interessi vitali come base giuridica.

Abbiamo l'obbligo legale di utilizzare le tue informazioni:

• come prova alle autorità locali per l'esenzione dall'imposta comunale o la fornitura di servizi relativi alle liste elettorali;
• per aiutare le autorità a gestire un'epidemia locale;
• per registrare e proteggere il tuo deposito (se applicabile)
• per garantire che la vostra camera sia sicura e per assistervi con un Piano di evacuazione di emergenza personale (PEEP) (se applicabile);
• nell'ambito di qualsiasi indagine su incidenti o inconvenienti e relativi registri che ti riguardano;
• quando effettui il check-in per una prenotazione alberghiera;
• condividere i dati con la polizia ai fini della prevenzione e dell'individuazione dei reati.

Si prega di notare che questi elenchi non sono esaustivi.

Potremmo condividere i tuoi Dati personali con terze parti nei seguenti modi:

• con le nostre affiliate – potremmo divulgare dati personali/altri dati alle nostre società affiliate nella misura necessaria per comunicare con voi, fornirvi servizi, adempiere al nostro contratto con voi e realizzare i nostri obiettivi commerciali;
• fornitori di servizi – potremmo divulgare dati personali/altri dati a terzi che forniscono servizi quali l'hosting dei nostri siti web, l'elaborazione dei pagamenti, la conduzione di ricerche e analisi, la fornitura di servizi in loco, la fornitura di vantaggi, l'esecuzione di controlli finanziari, di identità e altri controlli legali e la fornitura di consulenza professionale. Tutti questi appaltatori e subappaltatori saranno tenuti contrattualmente a garantire il rispetto dei requisiti imposti dalla legislazione vigente in materia di protezione dei dati;
• Società immobiliari/società operative – in qualità di agente di gestione, potremmo essere tenuti a divulgare dati personali/altri dati alle altre parti interessate agli immobili che gestiamo. Queste potrebbero utilizzare tali dati per i propri scopi e adempimenti legali;
• partner – potremmo divulgare dati personali/altri dati ai nostri partner pubblicitari o agli sponsor di eventi e promozioni a cui avete manifestato interesse o per i quali vi siete registrati;
• transizioni aziendali – se dovessimo attraversare una transizione aziendale, come una fusione, l'acquisizione da parte di un'altra società o la vendita totale o parziale dei propri beni, i dati personali potrebbero essere trasferiti come parte di tale transizione.
• per proteggere o difendere i nostri diritti legali/i diritti legali di altri – potremmo anche utilizzare e divulgare i dati personali nella misura necessaria per ottemperare alle leggi applicabili, rispondere a richieste o requisiti delle autorità governative, far rispettare i nostri termini e condizioni o proteggere in altro modo i diritti, la proprietà o la sicurezza dei nostri dipendenti, residenti e altre persone, compreso lo scambio di informazioni con terzi a fini di protezione dalle frodi, riduzione del rischio di credito e imposta comunale;
• nuovo agente di gestione – se una proprietà viene trasferita a un altro agente di gestione, trasferiremo in modo sicuro i dati personali a quest'ultimo per consentire una transizione fluida dei servizi;
• tutela – potremmo aver bisogno di condividere informazioni con altre organizzazioni (ad esempio un'università) per motivi di tutela;
• la polizia – ai fini dell'individuazione e della prevenzione dei reati;
• in caso di emergenza – utilizzando i nostri interessi vitali o quelli di terzi;
• il tuo garante – se sei un inquilino e non paghi l'affitto, potremmo contattare il tuo garante e informarlo di tale inadempienza nell'esercizio dei nostri diritti previsti dalla garanzia;
• marketing – se avete acconsentito, condivideremo i vostri dati personali con terze parti identificate affinché possano contattarvi con informazioni sui loro prodotti e servizi.

Potremmo anche fornire a terzi statistiche aggregate relative alle nostre vendite, ai nostri clienti, ai modelli di traffico e ad altre informazioni sul sito, ma tali statistiche non includeranno alcuna informazione che possa identificare personalmente l'utente.

Di norma conserviamo e trattiamo i tuoi dati personali nel Regno Unito e nello Spazio economico europeo (SEE). Tuttavia, in alcune circostanze potremmo trasferire le tue informazioni in paesi al di fuori del Regno Unito o del SEE. Ciò potrebbe verificarsi nei seguenti casi:

• utilizziamo fornitori di servizi o piattaforme cloud i cui sistemi sono situati al di fuori del Regno Unito/SEE;
• le società del nostro gruppo o i nostri partner coinvolti nella fornitura dei nostri servizi operano a livello internazionale; oppure
• ti trovi al di fuori del Regno Unito/SEE e abbiamo bisogno di comunicare con te o con i tuoi contatti designati.

Quando trasferiamo i tuoi dati personali al di fuori del Regno Unito o del SEE, garantiamo che venga applicato un livello di protezione equivalente. Ciò significa che effettueremo tali trasferimenti solo se è in vigore una delle seguenti misure di sicurezza:

• il Paese di destinazione è stato ritenuto dal Regno Unito o dalla Commissione Europea in grado di garantire un livello adeguato di conformità in materia di protezione dei dati;
• abbiamo messo in atto adeguate garanzie contrattuali, quali l'Accordo internazionale sul trasferimento dei dati (IDTA) del Regno Unito, l'Addendum del Regno Unito alle Clausole contrattuali standard (SCC) dell'UE o le stesse SCC dell'UE; oppure
• si applica un'altra garanzia di trasferimento legittimo ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati.

È possibile richiedere ulteriori informazioni sui trasferimenti internazionali che effettuiamo e sulle misure di sicurezza che adottiamo contattandoci tramite i recapiti forniti nella presente Informativa sulla privacy.

I periodi per i quali conserviamo le vostre informazioni variano a seconda dello scopo per cui le utilizziamo. Per stabilire per quanto tempo conserviamo ogni record di dati, consideriamo il motivo per cui lo conserviamo, quanto è sensibile, per quanto tempo la legge ci impone di conservarlo e quali sono i rischi.

A meno che non sussista un obbligo legale specifico di conservare le informazioni dell'utente, non le conserveremo più a lungo di quanto necessario per le finalità per cui sono state raccolte o per cui devono essere ulteriormente trattate. Abbiamo un programma interno di conservazione dei dati che specifica per quanto tempo conserviamo ogni record di dati e cancelleremo in modo sicuro le informazioni dell'utente in linea con tale programma.

Hai diversi diritti relativi ai tuoi dati personali, che abbiamo riassunto di seguito. Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, ti preghiamo di contattarci agli indirizzi e-mail riportati di seguito. Elaboriamo e rispondiamo a tutte le richieste relative ai dati personali entro un mese di calendario, ma se l'elaborazione della richiesta richiede più tempo, te lo comunicheremo.

Potremmo richiedere ulteriori informazioni per verificare la tua identità, al fine di garantire che i dati personali vengano condivisi con la persona corretta o che riteniamo necessario per soddisfare una richiesta. Ti preghiamo di notare che, sebbene valuteremo attentamente ogni richiesta ricevuta, potremmo non essere sempre in grado di soddisfarla. In tal caso, ti spiegheremo il motivo.

• Il tuo diritto all'informazione: hai il diritto di ricevere informazioni chiare, trasparenti e facilmente comprensibili su come utilizziamo i tuoi dati personali e sui tuoi diritti. Ti forniamo queste informazioni nella presente informativa sulla privacy. Se hai bisogno di ulteriori informazioni, ti preghiamo di contattarci all'indirizzo e-mail riportato di seguito.
• Il tuo diritto di accesso: hai il diritto di accedere ai dati personali che deteniamo su di te.
• Il tuo diritto di correggere i dati personali in nostro possesso che ti riguardano: hai il diritto di correggere, modificare o aggiornare i tuoi dati personali qualora risultassero inaccurati o incompleti.
• Il tuo diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali: hai il diritto di chiederci di cancellare i tuoi dati personali, anche se, per motivi legali, potremmo non essere sempre in grado di farlo.
• Il tuo diritto di limitare il trattamento dei tuoi dati personali – hai il diritto di limitare, «bloccare» o impedire l'ulteriore utilizzo dei tuoi dati se:
  • l'accuratezza dei tuoi dati personali è contestata;
  • i tuoi dati personali sono stati trattati da noi in modo illecito, ma non desideri richiederne la cancellazione; oppure
  • non abbiamo più bisogno dei tuoi dati personali per il nostro scopo originario, ma sono necessari per stabilire, esercitare o difendere diritti legali.

  Quando l'elaborazione è limitata, possiamo comunque conservare le tue informazioni, ma non possiamo utilizzarle ulteriormente. Conserviamo i dati delle persone che hanno richiesto il "blocco" dell'ulteriore utilizzo delle loro informazioni per garantire che la limitazione sia rispettata in futuro.

• Il tuo diritto di dare e/o ritirare il consenso – se hai dato il tuo consenso al trattamento dei tuoi dati personali, hai anche il diritto di ritirarlo in qualsiasi momento. Ti ricordiamo che il ritiro del consenso non influisce sulla liceità del trattamento effettuato prima del ritiro.
• I tuoi diritti in relazione al processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione: il processo decisionale automatizzato è una decisione presa con mezzi automatizzati, senza alcun coinvolgimento umano, che ha conseguenze legali o effetti simili (ad esempio, la verifica della solvibilità). In genere non effettuiamo alcun trattamento di questo tipo, ma se dovessimo farlo, chiariremmo dove vengono prese tali decisioni.
• Il tuo diritto alla portabilità dei dati: hai il diritto di ottenere e riutilizzare i tuoi dati personali per i tuoi scopi in un formato comunemente utilizzato e leggibile da dispositivo automatico, nonché di trasferire i tuoi dati personali a un altro titolare del trattamento su tua richiesta.
• Il tuo diritto di opporti al trattamento: hai il diritto di opporti, per motivi connessi alla tua situazione, in qualsiasi momento al trattamento dei tuoi dati personali basato sull'esercizio dei nostri legittimi interessi. Se siamo in grado di dimostrare motivi legittimi e convincenti per il trattamento dei tuoi dati personali che riteniamo prevalgano sui tuoi interessi, diritti e libertà, o se abbiamo bisogno dei tuoi dati personali per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, potremo continuare a trattarli. In caso contrario, dovremo interrompere l'utilizzo delle informazioni in questione.

Se desideri esercitare uno qualsiasi di questi diritti, compreso il diritto di rinunciare alle comunicazioni di marketing, puoi contattarci tramite il nostro portale sulla privacy disponibile qui, oppure per iscritto o via e-mail – i dettagli sono riportati di seguito.

Abbiamo adottato diverse misure di sicurezza per proteggere le nostre informazioni, tra cui:

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• Rigorose procedure di sicurezza che regolano la conservazione e la divulgazione di tali informazioni al fine di impedire accessi non autorizzati. I nostri dipendenti possono accedere solo ai dati appropriati e necessari per lo svolgimento delle loro mansioni e, prima di divulgare loro qualsiasi dato personale, effettuiamo controlli di verifica dell'identità.
• Quando ci avvaliamo di fornitori di servizi terzi, divulghiamo solo i dati personali necessari per consentire loro di fornire i servizi richiesti. Effettuiamo controlli di sicurezza per garantire che dispongano di misure di sicurezza e riservatezza soddisfacenti e stipuliamo contratti per assicurarci che utilizzino tali dati solo per gli scopi previsti.

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